Il codice fiscale nasce dalla disciplina che la biblioteconomica, l’organizzazione e il funzionamento delle biblioteche.

È un codice alfanumerico di 16 cifre che serve a identificare in maniera univoca le persone fisiche sia nei loro rapporti con gli enti sia con le amministrazioni pubbliche dello Stato italiano.

Per soggetti differenti dalle persone fisiche il codice fiscale si compone di 11 cifre.

È un codice che si attribuisce alla nascita o costituzione delle associazioni e degli enti mentre dal 6/12/2000 per le società iscritte al registro delle imprese il codice fiscale si compone:

• le prime 7 cifre dal numero di iscrizione al registro,;
• le seconde 3 cifre identificano l’ufficio;
• l’ultima cifra è cdi controllo;

Per quanto riguarda i seguenti soggetti contribuenti (non persone fisiche) il codice di partita IVA è normalmente anche il codice fiscale:

• trust;
• stabili organizzazioni;
• società;
• associazioni con p.IVA;
• fondazioni.

Viene rilasciato dall’Agenzia delle Entrate ed utilizzato da tutte le amministrazioni pubbliche per l’identificazione dei cittadini e dei contribuenti e lo possono avere anche cittadini stranieri.

Nascita del codice

Nasce con la creazione dell’Anagrafica tributaria (DPR 605/1973) per migliorare l’efficienza dell’amministrazione finanziaria.

Inizialmente veniva consegnato su stampa cartacea, poi si è passati su tesserino di plastica a banda magnetica che riportava oltre al codice fiscale anche:

• nome;
• cognome;
• sesso;
• luogo di nascita;
• provincia di nascita;
• anno di amissione.

La struttura del codice

Con il decreto del Ministero delle finanze uscito il 23/12/1976 con il titolo Sistemi di codificazione dei soggetti da iscrivere all’anagrafe tributaria viene disciplinata la normativa che regola la struttura, quindi la creazione del codice.

Il codice fiscale è così composto:

• le sei lettere iniziali corrispondono alle consonanti di cognome e nome. (Esempio, Giovanni Rossi: RSSGNN);
• le due cifre consecutive corrispondono all’anno di nascita e la lettera corrisponde al mese. (Esempio, Gennaio 1980: 80A);
• 2 numeri per il giorno. (Esempio, 1° del mese: 01);
• 1 lettera e 3 cifre per il comune di nascita. (Esempio, Roma:  H501);
• 1 lettera finale univoca.

È possibile calcolarlo utilizzando il sito della Agenzia delle Entrate o attraverso numerosi tools presenti sul web.

Codici imperfetti

L’esistenza di codici identici (situazione di omocodia) rende non univoco il codice e questa condizione obbliga l’Agenzia delle Entrate ad attribuire ad ogni persona un nuovo codice in modo da ripristinare l’univocità.

Ad oggi è possibile solo gestire 128 varianti dello stesso codice ed è una gestione critica in quanto con l’arrivo di  cittadini stranieri ci si è resi conto che in tanti paese del mondo non è una priorità ricordare il giorno esatto della nascita.

Qui di seguito indichiamo altre casistiche:

1. data di nascita;
2. luogo di nascita;
3. carattere di controllo;
4. cambio del nome o del cognome;
5. banche dati;
6. auto generazione del codice;
7. verifica telematica;
8. dati personal.

1. DATA DI NASCIATA

Indicando solo l’anno di nascita (ultime due cifre) può esistere una omocodia a distanza di un secolo tra un ultracentenario ed una persona nata un secolo dopo.

2. LUOGO DI NASCITA

L’indicazione geopolitica e amministrativa al momento della nascita deve essere riportata alla situazione attuale e la soppressione e creazione di nuovi enti amministrativi ma anche di ammissione di un ente in un altro vedeva una diversa gestione del codice.

3. CARATERE DI CONTROLLO

Esso non è in grado di riconoscere errori di battitura come lo scambio di una o più lettere tra posizioni dispari e pari.

4. CAMBIO DEL NOME O DEL COGNOME

Con il cambio di uno dei due dati obbliga l’aggiornamento del codice e questo comporta ad una criticità nella stessa generazione.

5. BANCHE DATI

Il non aggiornare il proprio codice nelle banche dati porta all’inquinamento dei dati associati perchè si perde la corrispondenza tra i dati.

6. AUTO GENERAZIONE DEL CODICE

I servizi online privati offrono la possibilità di generare un codice sulle regole utilizzate dall’Amministrazione pubblica compente ma questa possibilità con confuta l’unicità  del codice in quanto solo l’Agenzia delle Entrate ha la conoscenza di tutti i codici creati.

7. VERIFICA TELEMATICA

L’Agenzia delle entrate mette a disposizione un servizio online per la verifica dei codici, l’utilizzo massivo permetterebbe una bonifica delle banche dai dati errati o non aggiornati.

8. DATI PERSONALI

Per il GDPR i dati visibili sul tesserino non vengono riconosciuti sensibili (nome e cognome, data e comune di nascita) tutti gli altri dati associati sono tutelati al trattamento della privacy dal GDPR.

L’esistenza di omocodie non impedisce all’amministrazione Pubblica il suo utilizzo in quanto ad oggi è il codice più frequentemente condiviso come chiave di accesso ai dati personali/sensibili della persone fisica:

• sul reddito;
• catastali;
• fiscali e contributivi;
• genetica;
• sanitaria;
• biometrici;

Il termine CONAI è un acronimo e sta per COnsorzio NAzionale Imballaggi.

Il CONAI è un consorzio privato che opera senza fini di lucro composta da imprese produttrici, utilizzatrici e importatrici di imballaggi.

Il consorzio collabora con gli enti locali, i Comuni, su specifiche convenzioni regolate dall’accordo quadro nazionale tra l’ANCI e il CONAI. 

L’ANCI è l’Associazione Nazionale Comuni Italiani.

Le aziende che aderiscono al consorzio versano un contributo ambientale obbligatorio; è una forma di finanziamento con la quale CONAI aiuta i produttori e consumatori per gli oneri della raccolta differenziata, per il riciclaggio e per il recupero dei rifiuti di imballaggi.

La divisione del contributo è proporzionale alla quantità totale, al peso ealla tipologia del materiale di imballaggio immessi sul mercato nazionale.

Dichiarazione e versamento

La dichiarare a CONAI deve essere fatta dai soggetti che applicano il Contributo Ambientale per  i quantitativi di imballaggio ceduti/importati sul territorio nazionale.

Le dichiarazioni periodiche vanno effettuate entro il 20 del mese successivo al periodo di riferimento e la periodicità potrà essere annuale, trimestrale o mensile in funzione dell’ammontare dichiarato, per materiale, nell’anno precedente.

Gli importi risultanti dalla dichiarazione periodica devono essere versati al ricevimento delle relative fatture da parte di CONAI.

Gli adempimenti dell’Importatore variano a seconda della natura e della destinazione degli imballaggi importati.

Per gli importatori sono previste diverse procedure per:

• l’importazione di imballaggi vuoti una procedura analoga a quella dei produttori;
•  l’importazione di merci imballate una procedura ordinaria, una semplificata (che si suddivide a sua volta in tre diverse formule);
• le piccole imprese, anche una nuova procedura forfetaria.

L’importatore deve seguire regole differenti in funzione dei materiali importati e a seconda del fatto che questi materiali siano destinati a Utilizzatori, ad altri operatori o a uso diretto da parte dell’importatore stesso.

Il consorzio invia le fatture per conto di ciascuno dei sei Consorzi di Filiera, in riferimento ai rispettivi materiali; i produttori e gli importatori ordinari, riceveranno fatture distinte per materiale. In caso di dichiarazione semplificata verrà consegnata un’unica fattura.

ESENZIONI PER L’EXPORT

Gli imballaggi esportati sono esenti dal contributo perché i rifiuti sono gestiti all’estero.

Sono previste le seguenti procedure per l’esenzione:

• ex-post: consiste nel documentare a consuntivo i quantitativi esportati per singolo materiale e richiedere il rimborso del contributo versato su questi quantitativi;
• ex-ante: consiste nel preventivare la quota di esportazione per singolo materiale nel corso dell’anno solare ed evitare il pagamento del contributo. Ai fini della determinazione del plafond di esenzione, in alternativa alla modalità di calcolo vigente basata sulle quantità in peso di ogni singolo materiale, è possibile prendere come base di riferimento il rapporto percentuale dei valori in euro delle esportazioni rispetto al fatturato;
• per aziende importatrici ed esportatrici: è prevista una procedura di compensazione import/export, alternativa alle due precedenti.

La quota da rimborsare è determinata in funzione della percentuale del fatturato estero sul fatturato complessivo, da applicare al contributo dichiarato nello stesso anno con le citate procedure semplificate.

Inserirlo in Fattura

Il contributo prende il nome dal Consorzio Nazionale Imballaggi: consorzio privato che opera senza fini di lucro ed costituisce la risposta delle imprese private ad un problema di interesse collettivo, quale quello ambientale, nel rispetto di indirizzi ed obiettivi fissati dal sistema politico.

L’importo associato a tale contributo dovrà essere applicato all’interno del documento fiscale sommandolo all’imponibile.

Esso varia in base alla tipologia di materiale utilizzato e viene ripartito tra produttore ed utilizzatore, entrambi dovranno – quindi – necessariamente essere iscritti al consorzio.

Contributo produttori

All’interno delle due categorie sopraindicate vediamo ora quali sono – nel dettaglio – le tipologie di produttori tenuti alla registrazione:

• di materie prime e di elementi utilizzati per gli imballaggi;
• di semilavorati che possono essere successivamente utilizzati come imballaggi;
• dei semilavorati importati;
• della produzione di imballaggi vuoti;
• degli imballaggi vuoti rivenduti e importati.

Contributo utilizzatori

Ecco invece le tipologie di utilizzatori che sono tenuti alla registrazione al consorzio chi:

• commercia in imballaggi vuoti;
• commercia
• acquista degli imballaggi per confezionare i propri beni
• importa merci imballate;
• importa o riempie imballaggi vuoti.

Una Conferma d’ordine è un documento che convalida la richiesta di un servizio o di un prodotto da parte di un cliente e ne stabilisce le modalità di pagamento e i termini di consegna.

Per confermare un ordine si fa riferimento alla comunicazione di accettazione di un ordine; tuttavia all’interno sono presenti ulteriori. ed importanti, informazioni come le condizioni di consegna, gli orari ed anche le informazioni relative ai prodotti/prestazioni ordinati dal punto di vista tecnico.

In sostanza si tratta di una dichiarazione d’intento, tramite la quale si assicura al cliente la consegna dei prodotti in base alle condizioni predisposte.

Contenuto, struttura e…

Dal punto di vista strutturale, la creazione del documento richiede determinati requisiti, i quali non si discostano molto da quelli dei preventivi e delle offerte.

La conferma d’ordine non è obbligatoria, in quanto il preventivo – dopo essere stato consegnato e accettato – potrà essere modificato con le informazioni di accettazione, e quindi inviato nuovamente.

Inoltre la somiglianza tra i due documenti è attribuibile anche alla mera formattazione del file. Entrambi i documenti presentano un’eventuale logo e l’intestazione con le informazioni aziendali del fornitore e del cliente.

Nonostante le somiglianze è bene ricordare di inserire sempre il riferimento all’offerta o preventivo così da poter verificare sempre le condizioni contrattate in precedenza.

Assieme alle somiglianze vi sono dati totalmente differenti, questi si riferiscono alla descrizione dei prodotti che, mentre nell’offerta hanno carattere commerciale, nel caso della conferma sono ridotti a meri elenchi con i prezzi e le quantità concordate.

Quindi nel documento vanno inserite:

• riferimento al numero del preventivo o dell’offerta d’ordine o della fattura;
• descrizioni dei prodotti o delle prestazioni;
• le quantità e i prezzi;
• i dati di trasporto: consegna o erogazione;
• le modalità di pagamento;
• costi di consegna ed eventuale altri costi.

La conservazione sostitutiva a norma (delibera n° 11/2004 dell’ex CNIPA) è un metodo per l’archiviazione legale e informatica con valore probatorio dei documenti informatici.

Questo metodo di conservazione equipara la documentazione cartacea con quella elettronica se vengono rispettati certi requisiti per la conservazione.

Sia le patite IVA che le Pubbliche Amministrazioni riescono a risparmiare tantissimo sulla gestione generale dei documenti fiscali (minimo 10 anni).

Il documento informatico deve avere una firma digitale e una marca temporale; questi due elementi bloccano di fatto ogni tipo di modifica successiva al momento di invio del documento in formato XML al Sistema di Interscambio.

Storia normativa della conservazione

La pima legge fu la Bassanini (59/ 1997) che con il supporto delle norme dell’ex CNIPA, garantì ai documenti informatici piena validità probatoria e, dunque, poter pienamente sostituire i tradizionali metodi di conservazione delle registrazioni fiscali.

Il primo decreto che ha introdotto il valore probatorio sui documenti fiscali è stato il Decreto del MEF (23-01-2004) deliberato dal ex CNIPA oggi conosciuta come AgID (n° 11 del 19-02-2004).

Una normativa importante è la SinCRO (UNI 11386:2010); precisa e integra alcune disposizioni contenute nella Delibera n. 11 del 19-02-2004 dell’ex CNIPA.

L’ex CNIPA individuò gli elementi informativi necessari alla creazione dell’indice di conservazione e ne descrisse sia la semantica sia l’articolazione per mezzo del linguaggio formale XML.

L’obiettivo è di consentire agli operatori del settore di utilizzare una struttura dati condivisa per un soddisfacente grado d’interoperabilità nei processi di migrazione.

Da non confondersi con l’Archiviazione elettronica; la semplice archiviazione di un file digitale su un supporto informatico.