Qu'est-ce qu'une facture Pro Forma ? Comment et pourquoi l'utiliser

Imaginez faire face à cette question sur un jeu télévisé:

" Lequel des éléments suivants ne peut être utilisé à des fins comptables ?"

Une facture de vente
Une facture pro forma
Une facture fiscale

La bonne réponse est "facture pro forma". Auriez-vous mis tout votre argent dessus? Plus précisément, si un client demande un proforma, savez-vous à quoi il devrait et ne devrait pas être utilisé et exactement comment en envoyer un?

Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?

Une facture pro forma est une facture préliminaire ou une facture estimée qui est utilisée pour demander le paiement à l'acheteur engagé pour des biens ou des services avant qu'ils ne soient fournis. Une facture pro forma comprend une description des marchandises, le montant total à payer et d'autres détails sur la transaction.

Il s'agit essentiellement d'un accord de "bonne foi" entre vous (le vendeur) et un client afin que l'acheteur sache à quoi s'attendre à l'avance.

Par exemple, si un paiement est requis à l'avance pour garantir le financement avant de fabriquer des biens ou de fournir un service, un pro forma peut être utilisé pour proposer les détails de la transaction à venir.

Une facture pro forma est-elle juridiquement contraignante ?

Bien qu'un pro forma comprenne une grande partie, sinon la totalité, des mêmes informations qui apparaissent sur une facture de vente finale, il n'a pas le même poids juridique et ne doit pas être utilisé à des fins comptables ou comme un accord contraignant.

À bien des égards, un pro forma est plus proche d'un devis ou d'une estimation qu'une facture. En effet, les clients ne sont pas tenus de payer le montant indiqué sur le proforma, le montant total dû n'est pas enregistré dans les comptes créditeurs ou vos comptes débiteurs du client et vous ne pouvez pas utiliser un proforma pour récupérer la TVA.

Quand devez-vous envoyer une facture pro forma ?

Le point clé à retenir est qu'un pro forma est généralement envoyé à un client ou à un client lorsqu'il s'est engagé à acheter chez vous, mais ne peut pas recevoir de facture officielle car les détails finaux doivent encore être confirmés. Une fois que le client accepte tout, vous livrez la marchandise et émettez une facture formelle.

En quoi un pro forma diffère-t-il des autres types de factures ?

Pour mieux comprendre où un proforma s'intègre dans le processus de vente, voici à quoi servent les autres types de factures courants:

Facture de vente

Une facture de vente est une demande formelle de paiement qui est envoyée en même temps que, ou peu de temps après, les biens ou les services sont fournis. En plus d'une demande de paiement, il s'agit également d'un document fiscal et, s'il inclut la TVA, on peut l'appeler une facture fiscale.

Facture commerciale

Une facture commerciale est utilisée dans les envois internationaux pour déclarer au client et aux agents des douanes ce qui est expédié, qui vend et achète, la date et les conditions de vente, la quantité et le poids des marchandises, et d'autres détails. Les factures commerciales sont utilisées pour calculer la valeur financière des marchandises échangées et toute taxe applicable pouvant s'appliquer à l'expédition. Pour en savoir plus, lisez notre guide des factures commerciales.

Note de crédit

Si les marchandises sont endommagées ou s'il y a eu une erreur d'écriture ou une autre erreur, une note de crédit fournit les détails d'un remboursement de la facture de vente originale en partie ou en totalité ou d'un crédit utilisé pour des achats futurs.

Facture pro Forma

Le but d'une facture pro forma est de montrer combien de biens ou de services coûteront pour aider le client à décider s'il souhaite poursuivre l'achat.

Factures pro forma, taxes et TVA

Un pro forma ne fixe pas le point d'imposition d'une transaction. Le point d'imposition est également connu sous le nom de "moment de la fourniture" – c'est le jour où la vente a lieu aux fins de la TVA. Par exemple, disons que vous êtes un fournisseur de matériaux en cuir brut. La taille de chaque peau de cuir diffère et devra être vérifiée dans l'entrepôt avant de confirmer les dimensions exactes.

Vous envoyez une facture pro forma à un client qui s'est renseigné sur un article particulier. Sur le pro forma, vous énumérez tous les détails de la vente proposée. À ce stade, le point d'imposition n'a pas eu lieu et vous n'utiliseriez pas la date sur le proforma dans votre comptabilité fiscale.

Le client confirme qu'il souhaite aller de l'avant et envoie le paiement. Vous émettez ensuite une facture de vente finale. La date figurant sur cette facture est le point d'imposition et sert à votre déclaration de TVA.

Une facture pro forma peut-elle être annulée ?

Comme une facture pro forma n'est pas un document juridiquement contraignant, ou la facture officielle utilisée pour la comptabilité, elle n'a pas besoin d'être annulée. De la même manière qu'un document de devis, si la vente ne se poursuit pas, aucune action n'est requise pour modifier ou annuler la facture pro forma.

Comment créer une facture pro forma

La même méthode utilisée pour créer des factures régulières peut être appliquée pour créer une facture pro forma. La plupart des logiciels de comptabilité ou de facturation incluent des modèles de factures pro forma. Vous pouvez également créer votre propre facture pro forma dans des applications telles que Microsoft Word et Google Docs.

Ce qu'il faut inclure sur une facture pro forma

L'objectif principal d'une facture pro forma est de montrer à votre client les détails de la transaction proposée. En tant que tel, il doit inclure les mêmes informations que la facture finale:

• Le numéro de facture unique
• Nom, adresse et coordonnées de votre entreprise
• Nom et adresse de votre client
• Date d'émission et date d'échéance
• Description des marchandises
• Combien de temps le prix est valable
• Un lien vers les conditions générales applicables
• Conditions de paiement (que le client effectue ou non le paiement au stade pro forma, il vaut la peine de lui donner des instructions sur la façon dont il paiera)
• TVA (Bien qu'un pro forma ne soit pas une facture fiscale, vous devez toujours indiquer le montant de la TVA attendu)

Contrairement à la facture de vente finale, le pro forma doit inclure:

• Le terme "facture pro Forma", afin que votre client sache que ce n'est pas une facture de vente ou de taxe
• La phrase "Ce n'est pas une facture fiscale"

Maintenant que vous savez tout sur les factures pro forma, vous avez, espérons-le, un détail de moins à vous soucier de votre processus de vente. Si vous souhaitez plus de flexibilité dans la gestion des finances de votre entreprise, nous avons une gamme de solutions qui pourraient vous aider. Nos cartes de visite peuvent vous aider à libérer le pouvoir d'achat nécessaire à la croissance de votre entreprise, tout en gagnant de précieuses récompenses.