So schreiben Sie eine Rechnungs-E-Mail
Sobald Sie einem Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung bereitgestellt haben, ist es an der Zeit, bezahlt zu werden.
Zuvor müssen Sie jedoch eine Rechnung erstellen und per E-Mail senden. Viele kleine Unternehmen und Freiberufler haben Probleme mit verspäteten Zahlungen, und obwohl dies nicht in jedem Fall effektiv ist, kann eine klare und leicht verständliche Rechnungs-E-Mail Ihnen helfen, schneller bezahlt zu werden. Möchten Sie wissen, wie Sie eine E-Mail mit angehängter Rechnung schreiben? Lesen Sie weiter für unsere Top-Tipps sowie eine Muster-Rechnungs-E-Mail, die Sie für Ihre Kunden verwenden können.
Tipps zum Schreiben einer Rechnung per E-Mail
Zu lernen, wie man eine E-Mail mit angehängter Rechnung schreibt, ist ein einfacher Prozess. Wir haben ein paar wichtige Tipps zusammengestellt, damit Sie Ihren Kunden die Bearbeitung Ihrer Rechnung so einfach wie möglich machen:
Fügen Sie die Rechnung als Anhang bei
Fügen Sie Ihre Rechnung nicht in den Text der E-Mail ein. Hängen Sie es stattdessen als herunterladbare PDF-Datei an. Auf diese Weise können Ihre Kunden Ihre Rechnung speichern, drucken oder in ihre Buchhaltungssoftware hochladen.
Füge alle wichtigen Informationen in die Betreffzeile ein
Viele Unternehmen werden mit E-Mails überschwemmt. Je einfacher Sie es ihnen also machen können, Ihre Rechnung zu finden, desto schneller werden Sie bezahlt. Indem Sie alle wichtigen Informationen in die Betreffzeile einfügen, einschließlich der Rechnungsnummer und des Fälligkeitsdatums, wird es Ihren Kunden viel leichter fallen, Ihre Rechnung zu identifizieren.
Erwägen Sie die Verwendung einer Rechnungsvorlage
Wenn Sie viel in Rechnung stellen müssen, können Sie durch die Verwendung von Rechnungs-E-Mail-Vorlagen viel Zeit sparen. Sie müssen lediglich die Eckdaten ändern, was nicht länger als ein paar Minuten dauern sollte, und schon können Sie Ihre Rechnung schnell und einfach versenden.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung alles enthält, was der Kunde wissen muss
Wenn Sie nicht alle erforderlichen Informationen angeben, muss Ihr Kunde möglicherweise eine zweite Rechnung anfordern oder versäumt es einfach, die Zahlung zu leisten. In unserem Leitfaden zum Erstellen einer Rechnung finden Sie eine umfassende Liste mit allem, was Sie auf der Rechnung selbst angeben müssen.
Rechnungs-E-Mail-Vorlage
E-Mails von Grund auf neu zu schreiben kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Sie eine große Anzahl von Kunden in Rechnung stellen müssen. Nachdem Sie gelernt haben, eine Rechnungs-E-Mail zu schreiben, kann die Verwendung von Vorlagen eine großartige Möglichkeit sein, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, mit dem Sie sich befassen müssen. Hier ist ein einfaches und effektives Beispiel, mit dem Sie eine freundliche Erinnerung an eine bald fällige Rechnung senden können:
Betreffzeile: Rechnung [X] für [Dienst/Produkt] fällig [Datum]
Hallo [Name des Empfängers],
Ich hoffe dir geht es gut! Siehe beigefügte Rechnungsnummer [X] für [Produkt/Dienstleistung], fällig am [Datum]. Zögern Sie nicht, sich zu melden, wenn Sie Fragen haben.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name des Absenders]
Wenn Sie bereits eine Rechnung gesendet haben, diese jedoch überfällig ist, müssen Sie möglicherweise dem Zahlungsverzug hinterherlaufen. Hier ist eine Beispiel-E-Mail zum Rechnungseinzug, mit der Sie genau das tun können:
Betreffzeile: Überfällige Rechnung [X] für [Service/Produkt] fällig [Datum]
Hallo [Name des Empfängers],
Ich hoffe dir geht es gut! Wir haben noch keine Zahlung für die Rechnungsnummer [X] für [Produkt/Dienstleistung] erhalten, die am [Datum] fällig war. Bitte teilen Sie uns mit, wann wir mit dem Zahlungseingang rechnen können, und zögern Sie nicht, uns bei Fragen oder Bedenken zu kontaktieren.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name des Absenders]
Wie Sie sehen, sind die besten Rechnungs-E-Mails einfach, freundlich und enthalten alle Informationen, die der Kunde zur Bearbeitung Ihrer Rechnung benötigt.
Nachverfolgung Ihrer Rechnungs-E-Mail
Natürlich ist das Versenden einer Rechnungs-E-Mail nicht immer das Ende der Geschichte. Manchmal können Ihre Kunden die Zahlung verzögern. In diesen Fällen ist es immer ratsam, sich telefonisch mit Ihrem Ansprechpartner in Verbindung zu setzen, da Ihre E-Mails möglicherweise einfach an die falsche Person gehen. Wenn dies nicht funktioniert, müssen Sie den Prozess möglicherweise durch ein formelles Schreiben eskalieren. Nachfolgende Schritte, wie die Entsendung von Inkassounternehmen, die Erhebung von Verzugszinsen oder die Einleitung eines Gerichtsverfahrens, sollten nur als letztes Mittel in Betracht gezogen werden.